活动策划和程序

组织良好的活动始于计划。无论您是组织小型会议还是大型校园会议，本活动策划和程序指南都提供了必要的步骤和资源，可帮助您自信地协调活动。  

需要更多帮助？ 通过电子邮件联系 UNBC 会议和活动服务部conference@unbc.ca或电话 250-960-6760。我们的办公室周一至周五上午 8:00 至下午 4:00 开放（中午 12:00 至下午 1:00 午餐时段关闭）。

学术和行政部门 
NUGSS 学生领导的组织和 NBCGSS 董事和员工 
会议策划指南

学术和行政部门

  • 提交在线预订表格至少3 个工作日提前，或者14 个工作日适用于需要提前规划的大型活动。
  • 完整填写预订表格以提供尽可能多的信息。会议和活动服务将确定空间选项并分配合适的空间。  如果您需要特定的房间或家具设置，请注明。
  • 在学术安排最终确定（增减日期之后）和/或安排考试时间之前，预订可能需要更改。如果发生冲突，您将收到通知。
  • 如果您需要取消或更改预订，请发送电子邮件roombookings@unbc.ca尽快。
  • 可以通过预订表申请户外空间、花园和停车场。
  • 采巴/火坑可以通过预订表格提出请求。访问Tseba/Firepit 网页 了解更多详情。
  • 可通过预订表索取挂图架、钉板和白板。各部门必须提供自己的纸、记号笔和笔。
  • 我们将发送包含日期、时间、地点和设置详细信息的预订确认信息以供您审核。
  • 预订确认信中列出的联系人和部门负责确保按照要求设置空间、迎接和接待客人，并根据需要安排餐饮和视听设备。
  • 会议和活动服务如下UNBC 的空间预订政策.
  • UNBC 致力于为社区所有成员创造一个包容且无障碍的环境。欲了解更多信息，请访问：/equity-and-inclusion/accessibility-unbc 

  • 预订确认函将根据要求并根据供应情况提供布置和家具详细信息。组织活动的部门应在活动开始前查看场地，以确保布置令人满意。
  • 会议和活动服务部门每天与设施部门和餐饮服务部门沟通，直到下午 1:00（周一至周五）活动设置要求。下午 1:00 后可能无法满足最后一刻的更改或请求。
  • 会议和活动服务向 UNBC 安全部门提供每日活动报告。 如果您需要进入已预订的房间，请联系 UNBC 安全部门：

  • 餐饮服务是独家由 Dana Hospitality 在乔治王子城的所有 UNBC 地点提供，不包括 NUGSS 运营的空间和北 BC 大学医院。
  • 访问餐饮网页查看菜单和更多信息。
  • UNBC 各部门可以创建一个帐户来通过 下订单CaterTrax订购软件。
  • 订单少于50人必须至少放置5 个工作日提前。对于带有的订单50人以上，请至少提交15 个工作日提前通知。
  • 餐饮服务台上铺有床单（免费）。可以向餐饮协调员订购额外的床单。
  • 如需餐饮订单方面的帮助：

  • 大多数教室、阶梯教室和会议室都配有内置视听设备。 访问信息技术服务网页了解更多信息。
  • 如果您需要便携式设备和/或技术支持，请联系 ITS：

  • 有关清洁服务和签约提供商的更多信息，请访问设施管理网页.
  • 会议和活动服务向大学服务提供商 Sodexo Canada 提供每日活动时间表。
  • 如有特殊要求和/或保管问题，请提交TMA 请求与设施部门。

NUGSS 学生主导的组织和 NBCGSS 董事和员工

  • 提交在线预订表格至少3 个工作日提前，或者14 个工作日适用于需要提前规划的大型活动。
  • 完整填写预订表格以提供尽可能多的信息。会议和活动服务将确定空间选项并分配合适的空间。 如果您需要特定的房间或家具设置，请注明。
  • 在学术安排最终确定（在增减日期之后）和/或安排考试时间之前，预订可能需要更改。如果发生冲突，您将收到通知。
  • 如果您需要取消或更改预订，请发送电子邮件roombookings@unbc.ca尽快。
  • 可以通过预订表申请户外空间、花园和停车场。
  • 采巴/火坑可以通过预订表格提出请求。访问Tseba/Firepit 网页 了解更多详情。
  • 我们将发送包含日期、时间、地点和设置详细信息的预订确认信息以供您审核。
  • 预订确认信中列出的联系人负责确保按照要求设置空间、迎接和接待客人，并根据需要安排餐饮和视听设备。
  • 对于 NUGSS 学生主导的组织，只有在北方本科生中心 (NUSC) 不可用或不合适的情况下才会预订大学名额。 UNBC 学生的预订请求可能会转发给 NUGSS 进行审核和批准，然后再确认。请留出时间来完成此过程。
  • 会议和活动服务如下UNBC 的空间预订政策.
  • 已批准学生活动清单所有人都需要特别活动由学生主导的组织主办。 请留出足够的时间来完成学生活动清单中列出的所有步骤。
    特殊事件通常包括以下一项或多项：
    • 出席人数众多
    • 非凡的设置要求
    • 酒精服务
    • 对校园或社区产生更广泛的影响

  • 预订确认函将根据要求并根据供应情况提供布置和家具详细信息。活动主办方应在活动开始前查看空间，以确保设置令人满意。
  • 会议和活动服务部门每天与设施部门和餐饮服务部门沟通，直到下午 1:00（周一至周五）活动设置要求。下午 1:00 后可能无法满足最后一刻的更改或请求。
  • 会议和活动服务向 UNBC 安全部门提供每日活动报告。 如果您需要进入已预订的房间，请联系 UNBC 安全部门：

  • 餐饮服务是独家由 Dana Hospitality 在乔治王子城的所有 UNBC 地点提供，不包括 NUGSS 运营的空间和北 BC 大学医院。
  • 访问餐饮网页查看菜单和更多信息。
  • UNBC 各部门可以创建一个帐户来通过 下订单CaterTrax订购软件。
  • 订单少于50人必须至少放置5 个工作日提前。对于带有的订单50人以上，请至少提交15 个工作日提前通知。
  • 餐饮服务台上铺有床单（免费）。可以向餐饮协调员订购额外的床单。
  • 有关下餐饮订单的帮助：

  • 大多数教室、阶梯教室和会议室都配有内置 A/V 设备。 访问信息技术服务网页了解更多信息。
  • 如果您需要便携式设备和/或技术支持，请联系 ITS：

  • 有关清洁服务和签约提供商的更多信息，请访问设施管理网页.
  • 会议和活动服务向大学服务提供商 Sodexo Canada 提供每日活动时间表。
  • 如有特殊要求和/或保管问题，请提交TMA 请求与设施部门。

第 1 步：提前计划并提交客房预订表

尽早预订以确保您首选的日期和空间。对于小型活动，至少预订2–4 周提前。对于大型活动，请预订月提前。  校园空间需求量很大，因此尽早规划至关重要。填写并提交房间预订表.
 

第 2 步：完成学生活动清单（如果适用）

提交客房申请后，您将收到会议和活动服务中心发送的一封电子邮件，其中包含预订确认信息。  预订将获得批准和确认，或者将暂时预订并要求提供更多信息。  已完成学生活动清单可能会被要求完成您的客房预订。为了加快这一过程，请确保包含所有附件和所需的签名。请将完整的清单提交给会议和活动服务部门以供最终确认。
 

第 3 步：安排餐饮服务和视听设备

餐饮服务是独家由 Dana Hospitality 在乔治王子城的所有 UNBC 地点提供，不包括 NUGSS 运营的空间和北 BC 大学医院。不允许外带食品或餐饮服务。

联系 UNBC 餐饮协调员下餐饮订单：

视听设备及技术支持与 UNBC 信息技术服务部门协调：

第 4 步：最终确认

活动前几天：

  • 通过餐饮确认预计参加人数
  • 如有任何更新，请通知您的活动协调员
  • 完成设置和服务要求
     

第 5 步：享受您的活动

  • 确保空间设置适当
  • 管理现场餐饮和视听
  • 提供标牌、迎接客人，最重要的是，不要忘记享受乐趣！
     

会议策划指南

  • 设定明确的目标和目标
  • 提前制定可靠的计划
  • 组织您的团队实施该计划
  • 优先考虑负责任的财务管理

  • 主席：监督规划团队
  • 财务主管：处理所有付款并维护预算的财务记录
  • 秘书：保存记录和会议记录、发送会议邀请并管理通信
  • 职能团队（个人或小组）：
    • 预算与财务
    • 住宿
    • 公共关系与传播
    • 热情好客和欢迎
    • 展品
    • 注册
    • 娱乐
    • 程序
    • 实地考察

  • 寻求大学许可：请院长和/或校长执行官在校园内主持会议
  • 联系会议和活动服务：检查活动空间和宾客住宿是否可在所需日期使用，避免与其他校园活动发生冲突
  • 预订住宿：预订校园内的宾客住宿和/或酒店房间

  • 组建您的团队：建立您的规划委员会
  • 设置预算：估算食物、房间、扬声器、交通等费用
  • 获取赞助商并设定费用：寻找资金并决定注册价格
  • 开发计划：
    • 选择主题/主题
    • 征集演讲者
    • 预订主题演讲者
    • 策划海报会议或展览

  • 推广活动：
    • 指定委员会领导
    • 构建包含活动信息的网站
    • 设计并发送传单、海报或电子邮件
    • 通过电子邮件将“保存日期”发送到邮件列表
  • 交通：计划额外的交通（例如班车、实地考察）
  • 开放注册：联系会议和活动服务部门创建定制的在线注册表以收取付款、发送确认信息并创建您的会议代表名单

  • 餐饮：选择餐食、时间和地点
  • 音视频设备：确认您的主题演讲和演讲嘉宾要求。 如果需要，请联系信息技术服务部门寻求支持。

  • 会议材料：完成名称标签、欢迎礼包、更新网站
  • 联系代表名单：向您的注册代表宣传会议，帮助他们了解会发生什么
  • 最终数字：为您的餐饮、房间分配和宾客住宿提供会议和活动服务的更新

  • 保证餐饮客人人数（必须做）提前15天如果有的话超过 50客人)
  • 最终确定活动空间的设置详细信息
  • 确认行程和时间表
  • 仔细检查最终预算
  • 创建活动标牌
  • 分配工作人员和志愿者担任关键角色（例如：登记台、主持、司仪等）

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