UNBC 可以通过多种方式购买商品和服务。大多数采购是通过在需要商品和服务之前向 CSCM 提交电子申请（“网络申请”）来完成的。此外，信用卡（“购物卡”）是发给经批准的教职员工的，可用于某些类型的购买。
采购卡批准使用
鼓励使用采购卡进行 1000 美元以下的小额和一次性材料采购。允许的交易示例包括：
- 会员资格和订阅
- 书籍
- 首选供应商无法提供商品（即一次性购买）
- 会议注册
- 旅行费用 - 机票、住宿、餐饮、车辆租赁等（所有旅行和汽车租赁必须使用 UNBC 购买卡才能享受购买卡保险）
- UNBC 车辆机械维修（在 ICBC 认可的维修店/车库）
请参阅完整指南以了解更多信息
如何获取购物卡
从填写网络访问表单财务表格页面，并提交至finance@unbc.ca。然后从填写一份采购卡申请表CSCM 表格页面，并提交至purchasing@unbc.ca。 如需更改卡限额和/或编码，请使用采购卡维护表。
网络申请主题
采购订单主题
网络申请
如何访问 FAST Web Req
填写网络访问表单财务表格页面，然后提交到finance@unbc.ca。然后主管或单人必须发送电子邮件purchasing@unbc.ca请求网络请求访问。请提供需要访问权限的人员的员工 ID 号。
网络申请表的用途
网络请购授权 PCRM 部门投入资金并与供应商签订合同或采购订单以采购商品和服务。
需要时的关键注意事项
除非另有说明，大学采购政策涵盖的所有采购都需要网络申请，包括：
- 研究和启动/种子基金购买。
- 国外或国内购买（通过万事达卡授权购买的订单除外）。
- 服务合同。
- 建立一揽子订单申请（然后由预算持有人签署发票并转发至应付帐款）。
紧急采购申请
紧急情况被归类为采购，需要保护生命和/或财产、防止重大经济损失和/或防止校园内基本服务中断。 对于这些类型的请购单，请购人应向买方提供一份简要说明，概述紧急情况的性质。所有必要的批准都必须在网络申请中。请避免使用“RUSH”、“URGENT”和“A.S.A.P.”请注明最晚可接受的交货时间/日期。
保密
从供应商处收到的所有价格都是保密的，不得透露给竞争对手或第三方。请勿通过公开价格来拍卖购买的物品。
年终采购网络请购
对于年终采购，Contracts and Supply Chain Management 必须在 2 月第一个星期五下午 4:30 之前收到网络请购单。以便将资金从您当年的预算中扣除。年终请购单上订购的货物必须在上述交货时间内交付。对于航空旅行等服务，此人必须在 3 月底之前旅行才有资格享受当年的预算。年终采购不能免除大学采购政策。对于需要更长的招标和交付时间的请购单，请在年底截止日期之前提交。
Web 申请已返回申请者
不完整的网络申请将返回给申请者，并说明原因和所需的后续操作。
网络申请处理
发送到 Contracts and Supply Chain Management 的每个网络请购单都会转发给 PCRM 部门内的人员。 PCRM 然后按照适当的政策和程序处理信息以生成采购订单。不要将申请编号提供给任何供应商。 Banner 系统将生成与申请相对应的采购订单号。最终用户可以快速跟踪申请。
采购订单
采购订单流程的目的
向供应商提供买方的书面文件，正式说明拟议交易的所有条款及条件。
采购订单的类别
以下是 UNBC 目前使用的各种采购订单类别的列表。将采购订单分类为此处描述的格式的做法主要是出于管理目的。
- P 或 VN - 商品或服务的常规采购订单。
- VB - 建立一揽子订单以涵盖各种低价值供应项目。在特定时间段内根据需要以不同数量购买。
- VM - 维护采购订单。
- K - 在 Banner 中将采购订单设置为服务和研究合同的付款工具。
法律影响
在通常的交易中，卖方同意出售和交付，而买方则同意按照一定的条款和条件购买某些商品或服务。当采购订单由大学授权代理人（UNBC 的授权买家）接受供应商的特定出价或要约而发出，或者签订服务或研究合同时，即成为合同并对双方具有法律约束力。
签署权限
设备购买、租赁、租赁和/或软件许可等项目的协议和合同只能由大学授权代理人签署。这通常意味着需要采购代理或合同管理员的签名。最终用户应该意识到，他们在这些文件上的签名可能会导致他们个人承担维护这些文件的责任。
职业发展基金
采购政策不适用于专业发展基金支出。根据教员和豁免团体手册，这些资金拟由个人支出，然后向财务部门申请报销。如果通过网络申请收到专业发展购买申请，则网络申请必须得到基金姓名所属人员以及主席或一位主管的批准。请注意，从专业发展基金购买的物品是 UNBC 的财产，在适用的情况下，我们将对其进行评估、跟踪，并可能在雇佣关系终止时退回。
娱乐、招待和提供酒水
必须提前充分提交服务申请（例如租赁、餐饮）。网络申请需要包含日期、活动原因、参加人数以及参加人员身份；不一定是名称，而是指出学生、教职员工和客人的比例。
请注意：在私人住宅举办的托管活动需要房主责任保险或活动保险的副本。
正在加急
Contracts and Supply Chain Management 已将此职责委托给配送服务协调员。大多数情况下，如果一个人直接联系供应商以获取送货信息，效率会更高。
接收
由于 UNBC 设有中央收货区，因此大部分订单都会运送到中央商店外的码头。采购订单上订购的所有货物都必须通过中央发货和收货进行处理，以便将信息输入到 Banner 中。如果没有完成接收，应付账款将无法支付货物或服务。资产将标有资产编号。将资产从有记录的存放地点搬迁必须记录在向分销服务部门提交的资产搬迁表格中。
损坏的货物
确定哪一方负责提出损坏货物索赔将取决于船上交货 (FOB) 点。收到损坏的货物后，托运人/收件人将记录所有相关信息并将其输入 Banner 系统。我们将联系合同和供应链管理部门，以加快更换损坏的货物。然后，货物将被运回供应商进行信用或更换。
演示和借用
在发货之前，请向 Contracts and Supply Chain Management 提交网络请购单，并附上材料转让协议。风险安全助理将审查和评估是否需要额外保险或增加 UNBC 的承保范围。在提供所有必需信息之前，不会从配送服务中发布物品。
替换物品
任何替换物品（通常与损坏的零件、工具或设备相关）都需要填写并提交网络申请。请注意是否有任何物品被退回给供应商，以及大学是否会因更换而产生任何费用。
延期交货
除非另有说明，买家通常会指示供应商完整发货。因此，请在采购申请中明确说明。
货运术语
FOB 供应商运费预付并收取
买家 (UNBC) 支付运费，尽管该金额已由供应商预付，然后添加到最终发票中。大学拥有运输途中的货物，因此有责任提出任何损坏、丢失等索赔。
FOB 目的地运费预付并收取
同上，但供应商拥有运输中的货物并负责提出任何损坏、丢失等索赔
条款
大学的标准付款期限为收到货物或发票后的净 30 天，以后者为准。
发票差异
采购订单和发票之间的差异可能需要采购订单变更单。